Comment obtenir une licence de transport en Belgique : le guide complet

Qui doit avoir une licence de transport ?

Toute entreprise qui transporte des marchandises pour le compte d’autrui, c’est-à-dire contre rémunération et pour un client, exerce la profession de transporteur de marchandises par route. Elle doit pour cela être autorisée et détenir une licence de transport. Le transport de vos propres marchandises, avec vos propres véhicules et pour votre propre activité (le « compte propre »), relève d’un autre régime.

Le règlement européen (CE) n° 1071/2009 fixe le cadre commun. Il exclut notamment les entreprises qui n’utilisent que des véhicules de 2,5 tonnes au plus, ainsi que celles qui n’utilisent que des véhicules de 3,5 tonnes au plus pour du transport purement national, sauf si le droit national en décide autrement. La Belgique va plus loin : selon l’agence bruxelloise hub.brussels, les règles belges s’appliquent dès que le véhicule transporte plus de 500 kg. Avant de démarrer avec une camionnette, vérifiez donc votre situation exacte auprès du SPF Mobilité et Transports.

Licence communautaire : la règle actuelle

En pratique, une entreprise qui démarre aujourd’hui obtient une licence communautaire. Elle permet de transporter en Belgique et dans tout l’Espace économique européen, ainsi qu’en Suisse.

La licence de transport national, valable uniquement en Belgique, existe encore, mais seulement pour les entreprises dont le gestionnaire détient un ancien certificat de capacité professionnelle limité au transport national. Selon le SPF Mobilité et Transports, ce type de certificat n’est plus délivré depuis 1991. Les certificats délivrés aujourd’hui couvrent le transport national et international et donnent donc accès à la licence communautaire.

Concrètement, l’entreprise reçoit une licence originale, conservée au siège, et une copie certifiée conforme pour chaque véhicule à moteur. Les remorques et semi-remorques n’ont pas besoin de copie. Pour des transports hors de l’Union européenne, des autorisations spécifiques peuvent en outre être nécessaires.

Les quatre conditions à remplir

Pour obtenir sa licence, et surtout pour la garder, votre entreprise doit remplir en permanence quatre conditions.

1. Un établissement effectif et stable

Votre entreprise doit réellement exister en Belgique, et pas seulement sur le papier. Le règlement européen exige notamment :

• des locaux où vous avez accès aux originaux de vos documents essentiels : contrats de transport, documents des véhicules, comptabilité, contrats de travail, données des temps de conduite et de repos ;
• une inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises et, le cas échéant, un numéro de TVA ;
• des véhicules immatriculés et à votre disposition, en propriété, en leasing ou en location ;
• des véhicules et des chauffeurs en nombre proportionné à votre activité, rattachés à un centre d’exploitation en Belgique.

2. L’honorabilité

L’entreprise, ses dirigeants et son gestionnaire de transport doivent être de bonne réputation. Des condamnations ou sanctions pour des infractions graves peuvent faire perdre l’honorabilité : droit commercial, faillite, conditions de travail, code de la route, temps de conduite et de repos, tachygraphe, poids des véhicules, transport de marchandises dangereuses ou encore droit fiscal. Le casier judiciaire des personnes concernées sera vérifié.

3. La capacité financière

Votre entreprise doit pouvoir faire face à ses obligations financières. Selon le règlement européen, elle doit justifier chaque année de capitaux et réserves d’au moins :

• 9 000 € pour le premier véhicule à moteur ;
• 5 000 € pour chaque véhicule supplémentaire de plus de 3,5 tonnes ;
• 900 € pour chaque véhicule supplémentaire entre 2,5 et 3,5 tonnes.

Exemple : avec deux camions de plus de 3,5 tonnes, il faut au moins 9 000 € + 5 000 €, soit 14 000 €. La preuve se fait en principe par les comptes annuels. Pour une entreprise qui démarre et n’a pas encore de comptes, une attestation (garantie bancaire, document d’un établissement financier ou autre document admis par l’administration) peut être acceptée.

4. La capacité professionnelle

L’entreprise doit désigner un gestionnaire de transport titulaire du certificat de capacité professionnelle. Deux possibilités :

• un gestionnaire interne : vous-même, un associé, un administrateur ou un salarié qui a réussi l’examen ;
• un gestionnaire externe, désigné par contrat, si personne dans l’entreprise ne détient le certificat.

Cette seconde solution permet de démarrer sans attendre la réussite de l’examen. Nous la détaillons dans notre guide du gestionnaire de transport externe.

Les étapes de votre demande

1. Clarifiez votre projet. Zones desservies, nombre et types de véhicules, marchandises, clients visés.
2. Créez ou adaptez votre entreprise. Inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises, TVA, locaux et organisation administrative.
3. Réglez la capacité professionnelle. Passez l’examen, ou désignez un gestionnaire de transport externe par contrat.
4. Réunissez la capacité financière. Comptes annuels ou attestation couvrant le nombre de véhicules prévus.
5. Constituez le dossier. Formulaire de demande du SPF Mobilité et Transports, documents d’identification, preuves des quatre conditions, extraits de casier judiciaire.
6. Introduisez la demande auprès du SPF Mobilité et Transports (Direction générale Transport routier et Sécurité routière).
7. Après l’obtention, gardez la licence originale au siège et une copie conforme à bord de chaque véhicule à moteur.

Selon le règlement européen, l’administration doit traiter la demande dans un délai aussi court que possible, au plus tard trois mois après réception du dossier complet (prolongeable d’un mois dans des cas justifiés). D’où l’intérêt d’un dossier complet dès le départ.

Les erreurs qui retardent un dossier

• Une capacité financière trop juste : prévoyez les véhicules que vous ajouterez dans l’année, pas seulement le premier.
• Un établissement fictif : une simple boîte aux lettres ne suffit pas, les documents doivent être réellement accessibles.
• Un gestionnaire « prête-nom » : un gestionnaire qui ne gère rien met en danger votre licence et son propre certificat.
• Des informations incomplètes sur les dirigeants ou les véhicules, qui entraînent des allers-retours avec l’administration.

Questions fréquentes